Con la nuova funzione di aggregazione del sistema informativo EUDR viene introdotto un ulteriore tipo di riferimento per la catena di fornitura. Le aziende possono riunire più dichiarazioni di dovuta diligenza o dichiarazioni semplificate già presentate in una nuova dichiarazione. Dopodiché, per l'immissione sul mercato e l'esportazione, non è più determinante l'insieme dei riferimenti singoli, bensì il riferimento della dichiarazione aggregata. Per i sistemi ERP, di gestione aziendale e di tracciabilità non si tratta di una modifica puramente cosmetica: devono mantenere permanentemente ricostruibile il collegamento tra merce, riferimento singolo e riferimento aggregato corrente.
La nuova base giuridica: l'articolo 8a è già in vigore
Il regolamento di esecuzione (UE) 2026/1565 è stato adottato il 13 luglio 2026, pubblicato nella Gazzetta ufficiale il 14 luglio ed è entrato in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione. Modifica le regole tecniche per il sistema informativo EUDR e integra, tra l'altro, il nuovo articolo 8a sull'aggregazione. La Commissione europea giustifica esplicitamente la funzione con i limiti alle dimensioni dei file nelle dichiarazioni e con l'obiettivo di evitare interruzioni nelle procedure doganali.
L'aggregazione è definita in modo restrittivo. Un utente presenta una nuova dichiarazione di dovuta diligenza o una dichiarazione semplificata e vi fa riferimento a dichiarazioni precedentemente presentate dallo stesso utente o dallo stesso operatore. Il sistema contrassegna quindi le singole comunicazioni come aggregate e sostituite dalla nuova dichiarazione. La dichiarazione aggregata rappresenta tali comunicazioni singole ai fini della conformità EUDR e copre i prodotti pertinenti in esse contenuti.
Ciò non significa che i riferimenti precedenti diventino privi di significato. Al contrario: rimangono la catena di provenienza del riferimento aggregato. Cambia soltanto il riferimento da comunicare all'esterno. L'articolo 8a, paragrafo 3, impone di utilizzare, per la trasmissione nella catena di fornitura e per le finalità doganali, il numero di riferimento o l'identificativo della dichiarazione aggregata in luogo dei riferimenti singoli sostituiti.
Tre livelli invece di un numero sul prodotto
Un modello dati robusto separa tre livelli. Al primo livello si trova l'identità interna della merce: articolo, lotto, partita, consegna o operazione di esportazione. Deve rimanere stabile indipendentemente dal sistema dell'UE. Al secondo livello si trovano le dichiarazioni EUDR originarie, con numero di riferimento, stato, quantità interessate e posizioni merceologiche associate. Al terzo livello si trova l'aggregazione, che riunisce più riferimenti singoli e diventa il riferimento di conformità da trasmettere in quel momento.
Questa separazione evita un errore di modellazione frequente: utilizzare direttamente il riferimento EUDR come chiave primaria di un lotto. Un riferimento singolo può essere aggregato in un secondo momento e quindi sostituito ai fini della comunicazione. Viceversa, una dichiarazione aggregata può coprire prodotti provenienti da più comunicazioni singole. La relazione non è quindi necessariamente uno a uno.
In pratica, ogni posizione merceologica dovrebbe conservare il proprio identificativo interno invariabile. Il sistema dovrebbe inoltre memorizzare quale dichiarazione originaria la copre e quale riferimento è attualmente valido verso l'esterno. La relazione di aggregazione richiede anche data e ora, utente responsabile e stato. In questo modo un'azienda potrà spiegare in seguito perché una fattura, una dichiarazione doganale o una comunicazione di consegna riporti un riferimento EUDR diverso da quello dell'ingresso originario della merce.
Come passa il riferimento attraverso il processo
Al ricevimento il riferimento singolo rimane conservato
All'importazione o all'acquisto, il numero di riferimento o l'identificativo della dichiarazione ricevuto dal fornitore viene associato alla merce interessata. La versione consolidata dell'EUDR obbliga gli operatori a trasmettere i numeri di riferimento o gli identificativi delle dichiarazioni agli operatori a valle. Anche gli operatori e i commercianti a valle devono raccogliere i dati dei fornitori e dei clienti e conservarli per almeno cinque anni.
L'associazione dovrebbe essere effettuata al livello operativo più dettagliato e affidabile. Può trattarsi di un lotto, di una posizione di consegna o di una quantità delimitata. È fondamentale che in seguito sia possibile stabilire senza ambiguità quale quantità fosse coperta da quale dichiarazione. Salvare un riferimento soltanto nell'anagrafica del fornitore o sull'articolo complessivo non è sufficiente quando più origini e dichiarazioni coesistono nelle scorte.
Con l'aggregazione nasce un nuovo collegamento
Durante l'aggregazione, i riferimenti singoli non vengono cancellati né sovrascritti. Il sistema aggiunge una relazione da ciascuna dichiarazione originaria alla nuova dichiarazione aggregata. Allo stesso tempo, il riferimento aggregato viene impostato come riferimento attualmente da comunicare. I riferimenti singoli storici rimangono disponibili per audit, analisi degli errori e riconciliazione interna delle quantità.
Il regolamento impone al sistema dell'UE di contrassegnare le singole comunicazioni come aggregate e sostituite. Le aziende dovrebbero rispecchiare questo stato anche internamente. In caso contrario, un'interfaccia potrebbe continuare a trasmettere un vecchio riferimento singolo, sebbene per i prodotti interessati sia già determinante il riferimento aggregato. Il cambio di stato è quindi un evento anagrafico e non una nota di testo libera.
All'uscita viene risolto il riferimento corrente
Quando la merce viene venduta, esportata o sottoposta a una procedura doganale, l'applicazione determina il riferimento di comunicazione attualmente valido sulla base della posizione merceologica. Se non esiste alcuna aggregazione, rimane valido il riferimento singolo. Se la dichiarazione è aggregata, viene trasmesso il riferimento aggregato. La catena originaria rimane consultabile internamente.
Per i processi automatizzati è utile un modello basato sugli eventi: un'aggregazione completata con successo aggiorna tutte le associazioni interessate e avvia la sincronizzazione con l'ERP, il software doganale o il portale del partner commerciale. Il modello tecnico è simile all'aggiornamento basato sugli eventi dei dati di prodotto, anche se la dichiarazione EUDR e il passaporto digitale del prodotto sono giuridicamente artefatti distinti.
Non confondere numero di riferimento e numero di verifica
Il regolamento di esecuzione distingue espressamente tra numero di riferimento e numero di verifica. Il numero di riferimento identifica la dichiarazione di dovuta diligenza. Il numero di verifica è un numero di sicurezza destinato a fornire una protezione aggiuntiva per i dati contenuti. Il sistema informativo mette entrambi a disposizione al termine del profilo di rischio; per accedere alle dichiarazioni associate può essere necessario il rispettivo riferimento e numero di verifica.
Nelle interfacce e nei database, questi valori devono quindi essere archiviati in campi separati, con diritti di accesso differenti. Il numero di riferimento è rilevante per la comunicazione prevista dalla legge lungo la catena di fornitura. Il numero di verifica non è un contenuto da apporre sull'etichetta e non dovrebbe finire senza controllo in fatture, codici QR o dati di prodotto accessibili pubblicamente. Allo stesso modo, lo stato del rischio non appartiene alla comunicazione con i clienti: secondo la nuova normativa, è visibile soltanto agli attori del sistema informativo, ossia alle autorità e alla Commissione.
Integrazione API: prepararsi a stati e versioni
Il nuovo regolamento obbliga la Commissione a mettere a disposizione servizi web per la presentazione, la gestione e l'aggregazione. La pagina ufficiale sul sistema informativo EUDR segnala inoltre che le specifiche API saranno aggiornate e che gli integratori dovrebbero controllare regolarmente l'area CIRCABC per verificare la disponibilità di nuove versioni. La comunicazione della Commissione del 13 luglio 2026 annuncia funzionalità aggiuntive soltanto nel corso dell'estate successiva.
Per questo l'integrazione dovrebbe trattare separatamente il quadro giuridico e la disponibilità tecnica. L'articolo 8a è in vigore, ma un client operativo dovrebbe attivare una funzione di aggregazione soltanto quando essa è effettivamente documentata e testata nell'accesso utilizzato. Sono consigliabili associazioni versionate, trasmissioni idempotenti e una verifica dello stato restituito. Una semplice chiamata HTTP riuscita non dimostra ancora che tutti i riferimenti singoli siano stati sostituiti correttamente e che il nuovo riferimento sia arrivato nei sistemi a valle.
Anche il percorso in caso di indisponibilità deve rientrare nel modello. Entro il 30 dicembre 2026 la Commissione dovrà illustrare pubblicamente quali misure di emergenza si applicano in caso di indisponibilità non pianificata superiore a 60 minuti. Sono previsti, tra l'altro, numeri di riferimento di emergenza e identificativi di dichiarazioni di emergenza. Questi valori non devono essere trattati come riferimenti ordinari: richiedono uno stato specifico e una successiva riconciliazione con il sistema informativo.
Cosa dovrebbe essere pronto entro l'inizio dell'applicazione
La Commissione indica il 30 dicembre 2026 come data di inizio dell'applicazione per le imprese grandi e medie e per le piccole e microimprese che erano già soggette al regolamento UE sul legname. Per le altre piccole e microimprese si applica il 30 giugno 2027. Entro tale data non dovrebbe essere testata soltanto la presentazione di una dichiarazione. È decisivo l'intero ciclo di vita: acquisire il riferimento singolo, associare la merce in modo univoco, recepire l'aggregazione, trasmettere il riferimento corrente e mantenere ricostruibile la cronologia per cinque anni.
Un buon test di accettazione dovrebbe quindi iniziare con più ricevimenti di merce e più riferimenti singoli, procedere alla loro aggregazione e verificare che vendita, esportazione e audit ottengano ciascuno la vista corretta. I documenti operativi devono utilizzare il nuovo riferimento aggregato. La verifica interna deve continuare a mostrare quali riferimenti singoli e quali quantità vi siano alla base. È proprio questa doppia prospettiva a rendere gestibile la nuova funzione: un riferimento compatto verso l'esterno e una catena di provenienza completa verso l'interno.
Fonti
Regolamento di esecuzione (UE) 2026/1565, Gazzetta ufficiale del 14 luglio 2026
Regolamento consolidato (UE) 2023/1115, versione del 26 dicembre 2025
Commissione europea: strumenti aggiornati per l'attuazione dell'EUDR, 13 luglio 2026
Commissione europea: sistema informativo EUDR e indicazioni sulle API