С новата функция за групиране в информационната система по EUDR се създава допълнителен тип референция за веригата на доставки. Предприятията могат да обединяват няколко вече подадени декларации за надлежна проверка или опростени декларации в нова декларация. След това за предоставянето на пазара и износа вече не е определящ сборът от отделните референции, а референцията на групираната декларация. За ERP системите, системите за управление на стоките и системите за проследимост това не е козметична промяна: те трябва постоянно да поддържат проследима връзката между стоката, отделната референция и актуалната групова референция.
Новият повод: член 8а вече е в сила
Регламентът за изпълнение (ЕС) 2026/1565 беше приет на 13 юли 2026 г., публикуван в Официален вестник на 14 юли и влезе в сила на третия ден след публикуването. Той променя техническите правила за информационната система по EUDR и наред с другото допълва нов член 8а относно групирането. Европейската комисия изрично обосновава функцията с ограниченията за размера на файловете при декларациите и с целта да се избегнат прекъсвания в митническите процедури.
Групирането е строго определено. Потребител подава нова декларация за надлежна проверка или опростена декларация и в нея посочва по-рано подадени декларации на същия потребител или на същия оператор. След това системата отбелязва отделните съобщения като групирани и заменени от новата декларация. Групираната декларация представлява тези отделни съобщения за целите на съответствието с EUDR и обхваща съдържащите се в тях относими продукти.
Това не означава, че предишните референции стават без значение. Напротив: те остават веригата на произход на груповата референция. Променя се само референцията, която трябва да бъде съобщавана на външни страни. Член 8а, параграф 3 изисква за предаването по веригата на доставки и за митнически цели да се използва референтният номер или идентификаторът на групираната декларация вместо заменените отделни референции.
Три нива вместо един номер към продукта
Надеждният модел на данните разделя три нива. На първо ниво е вътрешната идентичност на стоката: артикул, лот, партида, доставка или операция по износ. Тя трябва да остане стабилна независимо от системата на ЕС. На второ ниво са първоначалните декларации по EUDR с референтен номер, статус, засегнати количества и свързаните стокови позиции. На трето ниво е групирането, което обединява няколко отделни референции и се превръща в актуалната референция за съответствие, която трябва да бъде предавана.
Това разделяне предотвратява често срещана грешка при моделирането: референцията по EUDR да се използва директно като първичен ключ на партида. Една отделна референция може по-късно да бъде групирана и така заменена за целите на комуникацията. Обратно, една групирана декларация може да обхваща продукти от няколко отделни съобщения. Следователно връзката не е надеждно едно към едно.
На практика всяка стокова позиция трябва да запази непроменимия си вътрешен идентификатор. Наред с него системата съхранява коя първоначална декларация я обхваща и коя референция в момента е валидна за външно съобщаване. Връзката с групирането трябва да съдържа също момент, отговорен потребител и статус. Така по-късно предприятието може да обясни защо дадена фактура, митническа декларация или съобщение за доставка съдържа различна референция по EUDR от първоначалното приемане на стоката.
Как референцията преминава през процеса
При приемането отделната референция се запазва
При внос или покупка полученият от доставчика референтен номер или идентификатор на декларацията се свързва със засегнатата стока. Консолидираната версия на EUDR задължава операторите да предават референтните номера или идентификаторите на декларациите на следващите участници. Следващите оператори и търговците трябва също да събират данни за доставчиците и клиентите и да ги съхраняват най-малко пет години.
Връзката трябва да се установява на най-прецизното оперативно ниво, което може надеждно да бъде поддържано. Това може да е партида, позиция от доставка или отделено количество от наличността. Решаващо е по-късно еднозначно да е ясно кое количество от коя декларация е било обхванато. Съхраняването на референция само в картотеката на доставчика или към целия артикул не е достатъчно, ако в наличността паралелно има няколко произхода и декларации.
При групирането се създава нова връзка
При групирането отделните референции не се изтриват и не се презаписват. Системата добавя връзка от всяка първоначална декларация към новата групирана декларация. Едновременно с това груповата референция се задава като актуалната референция за съобщаване. Историческите отделни референции остават достъпни за одит, анализ на грешки и вътрешно съгласуване на количествата.
Регламентът изисква системата на ЕС да обозначава отделните съобщения като групирани и заменени. Предприятията трябва да отразяват този статус и вътрешно. В противен случай даден интерфейс може да продължи да извежда стара отделна референция, въпреки че за засегнатите продукти вече е определяща груповата референция. Затова промяната на статуса е събитие в основните данни, а не свободен текстов коментар.
При изхода се определя актуалната референция
Когато стоката бъде продадена, изнесена или поставена под митнически режим, приложението определя актуалната референция за съобщаване въз основа на стоковата позиция. Ако няма групиране, се използва отделната референция. Ако декларацията е групирана, се извежда груповата референция. Първоначалната верига остава достъпна вътрешно.
За автоматизираните процеси е целесъобразен модел, основан на събития: успешно групиране актуализира всички засегнати връзки и задейства синхронизацията с ERP, митническия софтуер или портала на търговския партньор. Техническият модел е сходен с актуализацията на продуктови данни, базирана на събития, макар че декларацията по EUDR и цифровият продуктов паспорт са правно различни обекти.
Да не се смесват референтният номер и номерът за проверка
Регламентът за изпълнение изрично разграничава референтния номер и номера за проверка. Референтният номер идентифицира декларацията за надлежна проверка. Номерът за проверка е номер за сигурност, който трябва да осигури допълнителна защита на съдържащите се данни. Информационната система предоставя и двата след приключване на оценката на риска; достъпът до свързани декларации може да изисква съответните референция и номер за проверка.
Затова в интерфейсите и базите данни тези стойности трябва да се съхраняват в отделни полета с различни права за достъп. Референтният номер е важен за предвиденото от закона съобщаване по веригата на доставки. Номерът за проверка не е съдържание за етикет и не бива неконтролирано да попада във фактури, QR кодове или публично достъпни продуктови данни. Също така статусът на риска не принадлежи в комуникацията с клиентите: съгласно новото правило той е видим само за участниците в информационната система, тоест за органите и Комисията.
API интеграция: подготовка за статуси и версии
Новият регламент задължава Комисията да предостави уеб услуги за подаване, управление и групиране. Официалната страница за информационната система по EUDR същевременно посочва, че спецификациите на API се актуализират и че интеграторите трябва редовно да проверяват раздела CIRCABC за нови версии. Съобщението на Комисията от 13 юли 2026 г. обявява допълнителни функции едва за по-късната част на лятото.
Затова интеграцията трябва да третира отделно правната рамка и техническата наличност. Член 8а е в сила, но продуктивен клиент може да активира функцията за групиране едва когато тя е действително документирана и тествана в използвания достъп. Целесъобразни са версионирани връзки, идемпотентно предаване и сверка на върнатия статус. Само успешното HTTP повикване все още не доказва, че всички отделни референции са правилно заменени и че новата референция е достигнала до следващите системи.
В модела трябва да присъства и сценарият при отказ. До 30 декември 2026 г. Комисията трябва публично да обясни какви аварийни мерки се прилагат при непланирана недостъпност за повече от 60 минути. Предвидени са, наред с другото, аварийни референтни номера и аварийни идентификатори на декларации. Тези стойности не бива да се третират като стандартни референции; те се нуждаят от собствен статус и последващо сверяване с информационната система.
Какво трябва да е готово до началото на прилагането
Комисията посочва 30 декември 2026 г. като начало на прилагането за големите и средните предприятия, както и за малките и микропредприятията, които вече са попадали в обхвата на Регламента на ЕС за дървения материал. За останалите малки и микропредприятия срокът е 30 юни 2027 г. Дотогава не трябва да бъде тествано само подаването на декларация. От значение е целият жизнен цикъл: регистриране на отделна референция, еднозначно свързване на стоката, приемане на групирането, извеждане на актуалната референция и проследимо съхраняване на историята в продължение на пет години.
Затова добрият приемателен тест започва с няколко приемания на стоки и няколко отделни референции, след което ги групира и проверява дали продажбата, износът и одитът получават правилния изглед. Оперативните документи трябва да използват новата групова референция. Вътрешната проверка трябва да продължи да показва кои отделни референции и количества стоят зад нея. Именно това двойно виждане прави новата функция управляема: компактна референция навън и пълна верига на произхода навътре.
Източници
Регламент за изпълнение (ЕС) 2026/1565, Официален вестник от 14 юли 2026 г.
Консолидиран регламент (ЕС) 2023/1115, версия от 26 декември 2025 г.
Европейска комисия: Актуализирани инструменти за прилагането на EUDR, 13 юли 2026 г.
Европейска комисия: Информационна система по EUDR и указания за API