Med den nye grupperingsfunktion i EUDR-informationssystemet opstår der en ekstra referencetype til forsyningskæden. Virksomheder kan samle flere allerede indsendte due diligence-erklæringer eller forenklede erklæringer i en ny erklæring. Derefter er det ikke længere samlingen af enkeltreferencer, men referencen til den grupperede erklæring, der er afgørende for markedsføring og eksport. For ERP-, lagerstyrings- og sporbarhedssystemer er dette ikke en kosmetisk ændring: De skal permanent kunne spore forbindelsen mellem vare, enkeltreference og den aktuelle samlereference.
Den nye anledning: Artikel 8a gælder allerede
Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2026/1565 blev vedtaget den 13. juli 2026, offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende den 14. juli og trådte i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen. Den ændrer de tekniske regler for EUDR-informationssystemet og tilføjer blandt andet den nye artikel 8a om gruppering. EU-Kommissionen begrunder udtrykkeligt funktionen med begrænsninger på erklæringers filstørrelse og målet om at undgå forstyrrelser i toldprocedurer.
Grupperingen er nøje afgrænset. En bruger indsender en ny due diligence-erklæring eller forenklet erklæring og henviser deri til tidligere indsendte erklæringer fra den samme bruger eller den samme erhvervsdrivende. Systemet markerer derefter enkeltindberetningerne som grupperede og erstattede af den nye erklæring. Den grupperede erklæring repræsenterer disse enkeltindberetninger med henblik på EUDR-overensstemmelse og dækker de relevante produkter, der er omfattet af dem.
Det betyder ikke, at de tidligere referencer bliver betydningsløse. Tværtimod forbliver de samlereferencens oprindelseskæde. Det er kun den reference, der skal kommunikeres eksternt, som ændres. Artikel 8a, stk. 3, kræver, at referencenummeret eller identifikatoren for den grupperede erklæring anvendes i stedet for de erstattede enkeltreferencer ved videregivelse i forsyningskæden og til toldformål.
Tre niveauer i stedet for ét nummer på produktet
En robust datamodel adskiller tre niveauer. På det første niveau står den interne vareidentitet: artikel, parti, batch, levering eller eksportforløb. Den skal forblive stabil og uafhængig af EU-systemet. På det andet niveau ligger de oprindelige EUDR-erklæringer med referencenummer, status, berørte mængder og de tilknyttede varepositioner. På det tredje niveau står grupperingen, som samler flere enkeltreferencer og bliver den compliance-reference, der aktuelt skal videregives.
Denne adskillelse forebygger en udbredt modelleringsfejl: at bruge EUDR-referencen direkte som primærnøgle for et batch. En enkeltreference kan senere blive grupperet og dermed erstattet i kommunikationen. Omvendt kan en grupperet erklæring dække produkter fra flere enkeltindberetninger. Forholdet er derfor ikke pålideligt én til én.
I praksis bør hver vareposition beholde sin uforanderlige interne identifikator. Derudover gemmer systemet, hvilken oprindelig erklæring den er dækket af, og hvilken reference der aktuelt gælder eksternt. Grupperingsrelationen har desuden brug for tidspunkt, ansvarlig bruger og status. På den måde kan en virksomhed senere forklare, hvorfor en faktura, toldangivelse eller leveringsmeddelelse har en anden EUDR-reference end den oprindelige varemodtagelse.
Sådan følger referencen processen
Ved modtagelsen bevares enkeltreferencen
Ved import eller indkøb knyttes det modtagne referencenummer eller den modtagne erklæringsidentifikator fra leverandøren til den berørte vare. Den konsoliderede EUDR-forordning forpligter markedsdeltagere til at videregive referencenumre eller erklæringsidentifikatorer til downstream-aktører. Downstream-markedsdeltagere og forhandlere skal desuden indsamle leverandør- og kundedata og opbevare dem i mindst fem år.
Tilknytningen bør ske på det mest detaljerede niveau, som virksomheden kan dokumentere pålideligt. Det kan være et batch, en leveringsposition eller en afgrænset mængdebeholdning. Det afgørende er, at det senere entydigt kan fastslås, hvilken mængde der var dækket af hvilken erklæring. Det er ikke tilstrækkeligt kun at gemme en reference på leverandørstamdata eller på hele artiklen, hvis flere oprindelser og erklæringer ligger parallelt på lager.
Ved grupperingen opstår en ny kant
Ved grupperingen slettes eller overskrives enkeltreferencerne ikke. Systemet tilføjer en relation fra hver oprindelig erklæring til den nye grupperede erklæring. Samtidig sættes samlereferencen som den reference, der aktuelt skal kommunikeres. De historiske enkeltreferencer forbliver tilgængelige til audit, fejlanalyse og intern afstemning af mængder.
Forordningen kræver, at EU-systemet markerer enkeltindberetningerne som grupperede og erstattede. Virksomheder bør afspejle denne status internt. Ellers kan en grænseflade fortsat udgive en gammel enkeltreference, selv om samlereferencen allerede er afgørende for de berørte produkter. Statusændringen er derfor en stamdatahændelse og ikke en fri tekstbemærkning.
Ved afsendelsen opløses den aktuelle reference
Når varer sælges, eksporteres eller overføres til en toldprocedure, finder applikationen den aktuelt gyldige kommunikationsreference ud fra varepositionen. Hvis der ikke er nogen gruppering, forbliver det enkeltreferencen. Hvis erklæringen er grupperet, udgives samlereferencen. Den oprindelige kæde kan fortsat hentes internt.
Til automatiserede forløb er en hændelsesmodel hensigtsmæssig: En vellykket gruppering opdaterer alle berørte tilknytninger og igangsætter synkroniseringen med ERP, toldsoftware eller handelspartnerportalen. Det tekniske mønster minder om den hændelsesbaserede opdatering af produktdata, selv om EUDR-erklæringen og det digitale produktpas juridisk set er forskellige artefakter.
Bland ikke referencenummer og kontrolnummer sammen
Gennemførelsesforordningen skelner udtrykkeligt mellem referencenummer og kontrolnummer. Referencenummeret identificerer due diligence-erklæringen. Kontrolnummeret er et sikkerhedsnummer, der skal give ekstra beskyttelse af de indeholdte data. Informationssystemet stiller begge til rådighed, når risikoprofilen er afsluttet; adgang til tilknyttede erklæringer kan kræve den relevante reference og det relevante kontrolnummer.
I grænseflader og databaser skal disse værdier derfor ligge i separate felter med forskellige adgangsrettigheder. Referencenummeret er relevant for den lovbestemte kommunikation gennem forsyningskæden. Kontrolnummeret er ikke indhold til en etikette og bør ikke ukontrolleret indgå i fakturaer, QR-koder eller offentligt tilgængelige produktdata. Risikostatus hører heller ikke hjemme i kundekommunikationen: Efter de nye regler er den kun synlig for aktører i informationssystemet, altså myndigheder og Kommissionen.
API-integration: Forbered jer på statusser og versioner
Den nye forordning forpligter Kommissionen til at stille webtjenester til rådighed for indsendelse, administration og gruppering. Den officielle side om EUDR-informationssystemet gør samtidig opmærksom på, at API-specifikationerne opdateres, og at integratorer regelmæssigt bør undersøge CIRCABC-området for nye versioner. Kommissionens meddelelse af 13. juli 2026 varsler først yderligere funktioner senere på sommeren.
Derfor bør integrationen behandle lovgivning og teknisk tilgængelighed separat. Artikel 8a er trådt i kraft, men en produktiv klient bør først aktivere en grupperingsfunktion, når den er dokumenteret og testet i den anvendte adgang. Det er hensigtsmæssigt med versionerede tilknytninger, idempotent overførsel og kontrol af den returnerede status. Et vellykket HTTP-kald alene beviser endnu ikke, at alle enkeltreferencer er blevet erstattet korrekt, og at den nye reference er nået frem til downstream-systemerne.
Også fejlhåndteringen skal indgå i modellen. Senest den 30. december 2026 skal Kommissionen offentligt redegøre for, hvilke nødforanstaltninger der gælder ved en uplanlagt utilgængelighed på mere end 60 minutter. Der er blandt andet fastsat nødreferencenumre og nøderklæringsidentifikatorer. Disse værdier må ikke behandles som almindelige referencer; de har brug for en særskilt status og en efterfølgende afstemning med informationssystemet.
Det bør være på plads inden anvendelsesstart
Kommissionen angiver den 30. december 2026 som anvendelsesstart for store og mellemstore virksomheder samt for små og mikrovirksomheder, der allerede var omfattet af EU's træforordning. For de øvrige små og mikrovirksomheder gælder den 30. juni 2027. Indtil da bør ikke kun indsendelsen af en erklæring være testet. Det afgørende er hele livscyklussen: registrere enkeltreference, knytte varen entydigt til den, overtage grupperingen, udgive den aktuelle reference og kunne dokumentere historikken i fem år.
En god accepttest begynder derfor med flere varemodtagelser og flere enkeltreferencer, grupperer dem derefter og kontrollerer, om salg, eksport og audit hver især får den rigtige visning. Operationelle dokumenter skal bruge den nye samlereference. Den interne kontrol skal fortsat vise, hvilke enkeltreferencer og mængder der ligger bag. Netop denne dobbelte visning gør den nye funktion håndterbar: en kompakt reference udadtil og en komplet oprindelseskæde indadtil.
Kilder
Konsolideret forordning (EU) 2023/1115, version af 26. december 2025
EU-Kommissionen: Opdaterede instrumenter til gennemførelse af EUDR, 13. juli 2026
EU-Kommissionen: EUDR-informationssystemet og API-oplysninger