EUDR-Sammelerklärungen: Wie Referenznummern durch Produkt- und Chargendaten fließen

Mit der neuen Gruppierungsfunktion im EUDR-Informationssystem entsteht ein zusätzlicher Referenztyp für die Lieferkette. Unternehmen können mehrere bereits eingereichte Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen in einer neuen Erklärung zusammenfassen. Danach ist für Marktbereitstellung und Ausfuhr nicht mehr die Sammlung der Einzelreferenzen maßgeblich, sondern die Referenz der gruppierten Erklärung. Für ERP-, Warenwirtschafts- und Rückverfolgbarkeitssysteme ist das keine kosmetische Änderung: Sie müssen die Verbindung zwischen Ware, Einzelreferenz und aktueller Sammelreferenz dauerhaft nachvollziehbar halten.

Der neue Anlass: Artikel 8a gilt bereits

Die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 wurde am 13. Juli 2026 erlassen, am 14. Juli im Amtsblatt veröffentlicht und trat am dritten Tag nach der Veröffentlichung in Kraft. Sie ändert die technischen Regeln für das EUDR-Informationssystem und ergänzt unter anderem den neuen Artikel 8a zur Gruppierung. Die EU-Kommission begründet die Funktion ausdrücklich mit Dateigrößenbeschränkungen bei Erklärungen und dem Ziel, Störungen in Zollverfahren zu vermeiden.

Die Gruppierung ist eng definiert. Ein Nutzer reicht eine neue Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung ein und verweist darin auf zuvor eingereichte Erklärungen desselben Nutzers beziehungsweise desselben Wirtschaftsbeteiligten. Das System kennzeichnet die Einzelmeldungen anschließend als gruppiert und durch die neue Erklärung ersetzt. Die gruppierte Erklärung repräsentiert diese Einzelmeldungen für die EUDR-Konformität und deckt die darin enthaltenen relevanten Produkte ab.

Das bedeutet nicht, dass die früheren Referenzen bedeutungslos werden. Im Gegenteil: Sie bleiben die Herkunftskette der Sammelreferenz. Nur die nach außen zu kommunizierende Referenz ändert sich. Artikel 8a Absatz 3 verlangt, für die Weitergabe in der Lieferkette und für Zollzwecke die Referenznummer oder Kennung der gruppierten Erklärung anstelle der ersetzten Einzelreferenzen zu verwenden.

Drei Ebenen statt einer Nummer am Produkt

Ein robustes Datenmodell trennt drei Ebenen. Auf der ersten Ebene steht die interne Warenidentität: Artikel, Los, Charge, Lieferung oder Ausfuhrvorgang. Sie muss unabhängig vom EU-System stabil bleiben. Auf der zweiten Ebene liegen die ursprünglichen EUDR-Erklärungen mit Referenznummer, Status, betroffenen Mengen und den zugeordneten Warenpositionen. Auf der dritten Ebene steht die Gruppierung, die mehrere Einzelreferenzen zusammenfasst und zur aktuell zu übermittelnden Compliance-Referenz wird.

Diese Trennung verhindert einen verbreiteten Modellierungsfehler: die EUDR-Referenz direkt als Primärschlüssel einer Charge zu verwenden. Eine Einzelreferenz kann später gruppiert und damit für die Kommunikation ersetzt werden. Umgekehrt kann eine gruppierte Erklärung Produkte aus mehreren Einzelmeldungen abdecken. Die Beziehung ist daher nicht zuverlässig eins zu eins.

Praktisch sollte jede Warenposition ihre unveränderliche interne Kennung behalten. Daneben speichert das System, welche ursprüngliche Erklärung sie abdeckt und welche Referenz derzeit nach außen gilt. Die Gruppierungsbeziehung braucht außerdem Zeitpunkt, verantwortlichen Nutzer und Status. So kann ein Unternehmen später erklären, warum eine Rechnung, Zollanmeldung oder Liefermeldung eine andere EUDR-Referenz trägt als der ursprüngliche Wareneingang.

So läuft die Referenz durch den Prozess

Beim Eingang bleibt die Einzelreferenz erhalten

Beim Import oder Einkauf wird die vom Lieferanten erhaltene Referenznummer beziehungsweise Erklärungskennung der betroffenen Ware zugeordnet. Die konsolidierte EUDR-Fassung verpflichtet Marktteilnehmer, Referenznummern oder Erklärungskennungen an nachgelagerte Beteiligte weiterzugeben. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler müssen zudem Lieferanten- und Kundendaten sammeln und mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Die Zuordnung sollte auf der feinsten betrieblich belastbaren Ebene erfolgen. Das kann eine Charge, eine Lieferposition oder ein abgegrenzter Mengenbestand sein. Entscheidend ist, dass später eindeutig feststeht, welche Menge durch welche Erklärung abgedeckt war. Eine Referenz nur am Lieferantenstamm oder am gesamten Artikel zu speichern, reicht nicht, wenn mehrere Herkünfte und Erklärungen parallel im Bestand liegen.

Bei der Gruppierung entsteht eine neue Kante

Bei der Gruppierung werden die Einzelreferenzen nicht gelöscht oder überschrieben. Das System ergänzt eine Beziehung von jeder ursprünglichen Erklärung zur neuen gruppierten Erklärung. Gleichzeitig wird die Sammelreferenz als aktuell zu kommunizierende Referenz gesetzt. Die historischen Einzelreferenzen bleiben für Audit, Fehleranalyse und interne Mengenabstimmung verfügbar.

Die Verordnung verlangt, dass das EU-System die Einzelmeldungen als gruppiert und ersetzt kennzeichnet. Unternehmen sollten diesen Status auch intern spiegeln. Sonst kann eine Schnittstelle weiter eine alte Einzelreferenz ausgeben, obwohl für die betroffenen Produkte bereits die Sammelreferenz maßgeblich ist. Der Statuswechsel ist deshalb ein Stammdatenereignis und kein freier Textvermerk.

Beim Ausgang wird die aktuelle Referenz aufgelöst

Wenn Ware verkauft, ausgeführt oder in ein Zollverfahren überführt wird, löst die Anwendung anhand der Warenposition die aktuell gültige Kommunikationsreferenz auf. Gibt es keine Gruppierung, bleibt es bei der Einzelreferenz. Ist die Erklärung gruppiert, wird die Sammelreferenz ausgegeben. Die ursprüngliche Kette bleibt intern abrufbar.

Für automatisierte Abläufe ist ein Ereignismodell sinnvoll: Eine erfolgreiche Gruppierung aktualisiert alle betroffenen Zuordnungen und stößt die Synchronisierung zu ERP, Zollsoftware oder Handelspartnerportal an. Das technische Muster ähnelt der ereignisbasierten Aktualisierung von Produktdaten, auch wenn EUDR-Erklärung und Digitaler Produktpass rechtlich unterschiedliche Artefakte sind.

Referenznummer und Prüfnummer nicht vermischen

Die Durchführungsverordnung unterscheidet ausdrücklich zwischen Referenznummer und Prüfnummer. Die Referenznummer identifiziert die Sorgfaltserklärung. Die Prüfnummer ist eine Sicherheitsnummer, die zusätzlichen Schutz für die enthaltenen Daten schaffen soll. Das Informationssystem stellt beide nach Abschluss des Risikoprofils bereit; Zugriffe auf zugeordnete Erklärungen können die jeweilige Referenz und Prüfnummer voraussetzen.

In Schnittstellen und Datenbanken gehören diese Werte deshalb in getrennte Felder mit unterschiedlichen Zugriffsrechten. Die Referenznummer ist für die gesetzlich vorgesehene Kommunikation entlang der Lieferkette relevant. Die Prüfnummer ist kein Etiketteninhalt und sollte nicht unkontrolliert in Rechnungen, QR-Codes oder öffentlich zugängliche Produktdaten gelangen. Ebenso wenig gehört der Risikostatus in die Kundenkommunikation: Nach der neuen Regelung ist er nur für Akteure des Informationssystems, also Behörden und Kommission, sichtbar.

API-Integration: auf Status und Versionen vorbereiten

Die neue Verordnung verpflichtet die Kommission, Webservices für Einreichung, Verwaltung und Gruppierung bereitzustellen. Die offizielle Seite zum EUDR-Informationssystem weist zugleich darauf hin, dass die API-Spezifikationen aktualisiert werden und Integratoren den CIRCABC-Bereich regelmäßig auf neue Fassungen prüfen sollen. Die Mitteilung der Kommission vom 13. Juli 2026 kündigt zusätzliche Funktionen erst für den weiteren Sommer an.

Deshalb sollte die Integration Rechtslage und technische Verfügbarkeit getrennt behandeln. Artikel 8a ist in Kraft, aber ein produktiver Client darf eine Gruppierungsfunktion erst aktivieren, wenn sie im verwendeten Zugang tatsächlich dokumentiert und getestet ist. Sinnvoll sind versionierte Zuordnungen, idempotente Übertragung und ein Abgleich des zurückgegebenen Status. Ein erfolgreicher HTTP-Aufruf allein belegt noch nicht, dass alle Einzelreferenzen korrekt ersetzt und die neue Referenz in nachgelagerten Systemen angekommen ist.

Auch der Ausfallpfad gehört in das Modell. Bis 30. Dezember 2026 muss die Kommission öffentlich erläutern, welche Notfallmaßnahmen bei einer ungeplanten Nichtverfügbarkeit von mehr als 60 Minuten gelten. Vorgesehen sind unter anderem Notfall-Referenznummern und Notfall-Erklärungskennungen. Diese Werte dürfen nicht wie reguläre Referenzen behandelt werden; sie brauchen einen eigenen Status und späteren Abgleich mit dem Informationssystem.

Was bis zum Anwendungsbeginn stehen sollte

Die Kommission nennt den 30. Dezember 2026 als Anwendungsbeginn für große und mittlere Unternehmen sowie für kleine und Kleinstunternehmen, die bereits der EU-Holzhandelsverordnung unterlagen. Für die übrigen kleinen und Kleinstunternehmen gilt der 30. Juni 2027. Bis dahin sollte nicht nur die Abgabe einer Erklärung getestet sein. Entscheidend ist der gesamte Lebenszyklus: Einzelreferenz erfassen, Ware eindeutig zuordnen, Gruppierung übernehmen, aktuelle Referenz ausgeben und die Historie fünf Jahre nachvollziehbar halten.

Ein guter Abnahmetest beginnt daher mit mehreren Wareneingängen und mehreren Einzelreferenzen, gruppiert sie anschließend und prüft, ob Verkauf, Export und Audit jeweils die richtige Sicht erhalten. Operative Dokumente müssen die neue Sammelreferenz verwenden. Die interne Prüfung muss weiterhin zeigen, welche Einzelreferenzen und Mengen dahinterstehen. Genau diese doppelte Sicht macht die neue Funktion beherrschbar: eine kompakte Referenz nach außen, eine vollständige Herkunftskette nach innen.