Con la nueva función de agrupación del sistema de información EUDR surge un tipo adicional de referencia para la cadena de suministro. Las empresas pueden combinar varias declaraciones de diligencia debida o declaraciones simplificadas ya presentadas en una nueva declaración. Después, para la comercialización y la exportación, ya no resulta determinante la colección de referencias individuales, sino la referencia de la declaración agrupada. Para los sistemas ERP, de gestión empresarial y de trazabilidad no se trata de un cambio meramente cosmético: deben mantener de forma permanente una relación trazable entre la mercancía, la referencia individual y la referencia agrupada vigente.
El nuevo motivo: el artículo 8 bis ya es aplicable
El Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1565 se adoptó el 13 de julio de 2026, se publicó en el Diario Oficial el 14 de julio y entró en vigor el tercer día siguiente a su publicación. Modifica las normas técnicas del sistema de información EUDR y añade, entre otros elementos, el nuevo artículo 8 bis sobre la agrupación. La Comisión Europea justifica expresamente esta función por las limitaciones de tamaño de los archivos de las declaraciones y por el objetivo de evitar interrupciones en los procedimientos aduaneros.
La agrupación está definida de forma precisa. Un usuario presenta una nueva declaración de diligencia debida o una declaración simplificada y hace referencia en ella a declaraciones presentadas previamente por el mismo usuario o, respectivamente, por el mismo operador. A continuación, el sistema marca las notificaciones individuales como agrupadas y sustituidas por la nueva declaración. La declaración agrupada representa esas notificaciones individuales a efectos de la conformidad con el EUDR y cubre los productos pertinentes que contienen.
Esto no significa que las referencias anteriores pierdan su importancia. Al contrario: siguen constituyendo la cadena de origen de la referencia agrupada. Lo único que cambia es la referencia que debe comunicarse externamente. El artículo 8 bis, apartado 3, exige utilizar, para la transmisión en la cadena de suministro y a efectos aduaneros, el número de referencia o identificador de la declaración agrupada en lugar de las referencias individuales sustituidas.
Tres niveles en lugar de un número en el producto
Un modelo de datos sólido separa tres niveles. En el primero se encuentra la identidad interna de la mercancía: artículo, lote, partida, entrega o proceso de exportación. Debe mantenerse estable con independencia del sistema de la UE. En el segundo se encuentran las declaraciones EUDR originales, con su número de referencia, estado, cantidades afectadas y posiciones de mercancía asignadas. En el tercero se encuentra la agrupación, que reúne varias referencias individuales y se convierte en la referencia de conformidad que debe transmitirse en ese momento.
Esta separación evita un error de modelado frecuente: utilizar directamente la referencia EUDR como clave primaria de un lote. Una referencia individual puede agruparse posteriormente y, por tanto, ser sustituida para la comunicación. A la inversa, una declaración agrupada puede cubrir productos procedentes de varias notificaciones individuales. Por ello, la relación no es necesariamente de uno a uno.
En la práctica, cada posición de mercancía debería conservar su identificador interno inmutable. Además, el sistema debe almacenar qué declaración original la cubre y qué referencia es actualmente válida para el exterior. La relación de agrupación también necesita registrar el momento, el usuario responsable y el estado. Así, una empresa podrá explicar posteriormente por qué una factura, una declaración aduanera o una notificación de entrega lleva una referencia EUDR distinta de la entrada original de la mercancía.
Así recorre la referencia el proceso
En la entrada se conserva la referencia individual
En la importación o compra, el número de referencia o identificador de la declaración recibido del proveedor se asigna a la mercancía afectada. La versión consolidada del EUDR obliga a los operadores a transmitir los números de referencia o identificadores de las declaraciones a los participantes posteriores. Además, los operadores posteriores y los comerciantes deben recopilar los datos de proveedores y clientes y conservarlos durante al menos cinco años.
La asignación debería realizarse en el nivel operativo más preciso que pueda sostenerse de forma fiable. Puede tratarse de un lote, una posición de entrega o una cantidad delimitada en existencias. Lo decisivo es que posteriormente pueda determinarse sin ambigüedad qué cantidad estaba cubierta por qué declaración. Guardar una referencia únicamente en la ficha del proveedor o para el artículo completo no basta cuando existen varios orígenes y declaraciones simultáneamente en las existencias.
Con la agrupación surge una nueva relación
En la agrupación, las referencias individuales no se eliminan ni se sobrescriben. El sistema añade una relación desde cada declaración original hacia la nueva declaración agrupada. Al mismo tiempo, establece la referencia agrupada como referencia que debe comunicarse actualmente. Las referencias individuales históricas siguen estando disponibles para auditorías, análisis de errores y conciliaciones internas de cantidades.
El Reglamento exige que el sistema de la UE marque las notificaciones individuales como agrupadas y sustituidas. Las empresas también deberían reflejar este estado internamente. De lo contrario, una interfaz podría seguir emitiendo una referencia individual antigua aunque la referencia agrupada ya sea la determinante para los productos afectados. Por eso, el cambio de estado es un evento de datos maestros y no una anotación de texto libre.
En la salida se resuelve la referencia vigente
Cuando la mercancía se vende, se exporta o se incluye en un procedimiento aduanero, la aplicación resuelve, basándose en la posición de mercancía, la referencia de comunicación actualmente válida. Si no existe ninguna agrupación, se mantiene la referencia individual. Si la declaración está agrupada, se emite la referencia agrupada. La cadena original sigue pudiendo consultarse internamente.
Para los procesos automatizados resulta útil un modelo de eventos: una agrupación correcta actualiza todas las asignaciones afectadas y activa la sincronización con el ERP, el software aduanero o el portal del socio comercial. El patrón técnico se asemeja a la actualización basada en eventos de datos de productos, aunque la declaración EUDR y el pasaporte digital de producto son artefactos jurídicamente diferentes.
No mezclar el número de referencia con el número de verificación
El Reglamento de Ejecución distingue expresamente entre el número de referencia y el número de verificación. El número de referencia identifica la declaración de diligencia debida. El número de verificación es un número de seguridad destinado a proporcionar protección adicional para los datos incluidos. El sistema de información proporciona ambos una vez completado el perfil de riesgo; el acceso a las declaraciones asignadas puede requerir la referencia y el número de verificación correspondientes.
Por ello, en las interfaces y bases de datos estos valores deben almacenarse en campos separados y con distintos derechos de acceso. El número de referencia es relevante para la comunicación legalmente prevista a lo largo de la cadena de suministro. El número de verificación no debe figurar en etiquetas y no debería incorporarse sin control a facturas, códigos QR o datos de productos accesibles públicamente. Tampoco debe comunicarse el estado de riesgo a los clientes: conforme a la nueva norma, solo es visible para los actores del sistema de información, es decir, las autoridades y la Comisión.
Integración de API: prepararse para los estados y las versiones
El nuevo Reglamento obliga a la Comisión a proporcionar servicios web para la presentación, gestión y agrupación. La página oficial sobre el sistema de información EUDR señala asimismo que las especificaciones de la API se están actualizando y que los integradores deben consultar periódicamente el área CIRCABC para comprobar si existen nuevas versiones. La comunicación de la Comisión del 13 de julio de 2026 anuncia funciones adicionales para más adelante durante el verano.
Por eso, la integración debería tratar por separado la situación jurídica y la disponibilidad técnica. El artículo 8 bis está en vigor, pero un cliente productivo solo debe activar una función de agrupación cuando esté efectivamente documentada y probada en el acceso utilizado. Son recomendables las asignaciones versionadas, la transmisión idempotente y la conciliación del estado devuelto. Una llamada HTTP correcta, por sí sola, aún no demuestra que todas las referencias individuales se hayan sustituido correctamente ni que la nueva referencia haya llegado a los sistemas posteriores.
El procedimiento en caso de caída también debe formar parte del modelo. Antes del 30 de diciembre de 2026, la Comisión debe explicar públicamente qué medidas de emergencia se aplicarán en caso de una indisponibilidad no planificada superior a 60 minutos. Entre ellas se prevén números de referencia de emergencia e identificadores de declaraciones de emergencia. Estos valores no deben tratarse como referencias ordinarias; necesitan un estado propio y una conciliación posterior con el sistema de información.
Qué debería estar listo antes del inicio de la aplicación
La Comisión señala el 30 de diciembre de 2026 como fecha de inicio de la aplicación para las empresas grandes y medianas, así como para las pequeñas y microempresas que ya estaban sujetas al Reglamento de la madera de la UE. Para las demás pequeñas y microempresas se aplica el 30 de junio de 2027. Para entonces no solo debería haberse probado la presentación de una declaración. Lo decisivo es todo el ciclo de vida: registrar la referencia individual, asignar claramente la mercancía, incorporar la agrupación, emitir la referencia vigente y conservar un historial trazable durante cinco años.
Por tanto, una buena prueba de aceptación comienza con varias entradas de mercancía y varias referencias individuales, las agrupa posteriormente y comprueba si la venta, la exportación y la auditoría reciben en cada caso la perspectiva correcta. Los documentos operativos deben utilizar la nueva referencia agrupada. La comprobación interna debe seguir mostrando qué referencias individuales y cantidades se encuentran detrás. Precisamente esta doble perspectiva hace manejable la nueva función: una referencia compacta hacia el exterior y una cadena de origen completa hacia el interior.
Fuentes
Reglamento de Ejecución (UE) 2026/1565, Diario Oficial del 14 de julio de 2026
Reglamento consolidado (UE) 2023/1115, versión del 26 de diciembre de 2025
Comisión Europea: instrumentos actualizados para la aplicación del EUDR, 13 de julio de 2026
Comisión Europea: sistema de información EUDR e indicaciones sobre la API