Avec la nouvelle fonction de regroupement du système d’information EUDR, un type de référence supplémentaire est créé pour la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises peuvent regrouper plusieurs déclarations de diligence raisonnable ou déclarations simplifiées déjà soumises dans une nouvelle déclaration. Ensuite, pour la mise à disposition sur le marché et l’exportation, ce n’est plus l’ensemble des références individuelles qui fait foi, mais la référence de la déclaration groupée. Pour les systèmes ERP, de gestion des marchandises et de traçabilité, il ne s’agit pas d’un changement cosmétique : ils doivent conserver de manière vérifiable le lien entre la marchandise, la référence individuelle et la référence groupée actuelle.
Le nouvel élément déclencheur : l’article 8 bis est déjà applicable
Le règlement d’exécution (UE) 2026/1565 a été adopté le 13 juillet 2026, publié au Journal officiel le 14 juillet et est entré en vigueur le troisième jour suivant sa publication. Il modifie les règles techniques applicables au système d’information EUDR et ajoute notamment le nouvel article 8 bis relatif au regroupement. La Commission européenne justifie expressément cette fonction par les limites de taille des fichiers des déclarations et par l’objectif d’éviter les perturbations dans les procédures douanières.
Le regroupement est défini de manière stricte. Un utilisateur soumet une nouvelle déclaration de diligence raisonnable ou une déclaration simplifiée et y fait référence à des déclarations soumises précédemment par le même utilisateur ou le même opérateur. Le système marque ensuite les déclarations individuelles comme regroupées et remplacées par la nouvelle déclaration. La déclaration groupée représente ces déclarations individuelles pour la conformité à l’EUDR et couvre les produits concernés qu’elles contiennent.
Cela ne signifie pas que les anciennes références deviennent insignifiantes. Au contraire, elles restent la chaîne d’origine de la référence groupée. Seule la référence à communiquer à l’extérieur change. L’article 8 bis, paragraphe 3, exige d’utiliser, pour la transmission dans la chaîne d’approvisionnement et à des fins douanières, le numéro ou l’identifiant de la déclaration groupée à la place des références individuelles remplacées.
Trois niveaux plutôt qu’un numéro sur le produit
Un modèle de données robuste sépare trois niveaux. Au premier niveau se trouve l’identité interne de la marchandise : article, lot, batch, livraison ou opération d’exportation. Elle doit rester stable indépendamment du système de l’UE. Au deuxième niveau se trouvent les déclarations EUDR d’origine, avec leur numéro de référence, leur statut, les quantités concernées et les postes de marchandises associés. Au troisième niveau se trouve le regroupement, qui rassemble plusieurs références individuelles et devient la référence de conformité à transmettre actuellement.
Cette séparation évite une erreur de modélisation fréquente : utiliser directement la référence EUDR comme clé primaire d’un lot. Une référence individuelle peut être regroupée ultérieurement et ainsi être remplacée pour la communication. Inversement, une déclaration groupée peut couvrir des produits issus de plusieurs déclarations individuelles. La relation n’est donc pas systématiquement univoque.
En pratique, chaque poste de marchandise devrait conserver son identifiant interne immuable. Le système enregistre parallèlement quelle déclaration d’origine le couvre et quelle référence est actuellement applicable à l’extérieur. La relation de regroupement doit en outre comporter la date et l’heure, l’utilisateur responsable et le statut. Une entreprise pourra ainsi expliquer ultérieurement pourquoi une facture, une déclaration en douane ou un avis de livraison porte une référence EUDR différente de celle de la réception initiale de la marchandise.
Voici comment la référence circule dans le processus
À la réception, la référence individuelle est conservée
Lors de l’importation ou de l’achat, le numéro de référence ou l’identifiant de déclaration reçu du fournisseur est associé à la marchandise concernée. La version consolidée de l’EUDR oblige les opérateurs à transmettre les numéros de référence ou identifiants de déclaration aux acteurs en aval. Les opérateurs en aval et les commerçants doivent également recueillir les données des fournisseurs et des clients et les conserver pendant au moins cinq ans.
L’association devrait être effectuée au niveau opérationnel le plus fin qui soit fiable. Il peut s’agir d’un lot, d’un poste de livraison ou d’un stock quantitatif délimité. L’essentiel est de pouvoir déterminer ultérieurement quelle quantité était couverte par quelle déclaration. Enregistrer une référence uniquement dans la fiche fournisseur ou au niveau de l’article entier ne suffit pas lorsque plusieurs origines et déclarations coexistent dans le stock.
Lors du regroupement, un nouveau lien est créé
Lors du regroupement, les références individuelles ne sont ni supprimées ni écrasées. Le système ajoute une relation entre chaque déclaration d’origine et la nouvelle déclaration groupée. Parallèlement, la référence groupée est définie comme la référence actuellement à communiquer. Les références individuelles historiques restent accessibles pour les audits, l’analyse des erreurs et le rapprochement interne des quantités.
Le règlement exige que le système de l’UE marque les déclarations individuelles comme regroupées et remplacées. Les entreprises devraient également refléter ce statut en interne. Sinon, une interface pourrait continuer à transmettre une ancienne référence individuelle alors que la référence groupée est déjà déterminante pour les produits concernés. Le changement de statut est donc un événement de données de référence, et non une simple remarque en texte libre.
À la sortie, la référence actuelle est résolue
Lorsqu’une marchandise est vendue, exportée ou placée sous un régime douanier, l’application résout la référence de communication actuellement valide à partir du poste de marchandise. En l’absence de regroupement, la référence individuelle reste applicable. Si la déclaration est groupée, la référence groupée est transmise. La chaîne d’origine reste consultable en interne.
Pour les processus automatisés, un modèle événementiel est pertinent : un regroupement réussi actualise toutes les associations concernées et déclenche la synchronisation avec l’ERP, le logiciel douanier ou le portail du partenaire commercial. Le modèle technique ressemble à la mise à jour événementielle des données produit, même si la déclaration EUDR et le passeport numérique des produits sont juridiquement des artefacts différents.
Ne pas confondre numéro de référence et numéro de vérification
Le règlement d’exécution distingue expressément le numéro de référence et le numéro de vérification. Le numéro de référence identifie la déclaration de diligence raisonnable. Le numéro de vérification est un numéro de sécurité destiné à fournir une protection supplémentaire pour les données contenues. Le système d’information fournit les deux après l’établissement du profil de risque ; l’accès aux déclarations associées peut nécessiter le numéro de référence et le numéro de vérification correspondants.
Dans les interfaces et les bases de données, ces valeurs doivent donc être stockées dans des champs distincts, avec des droits d’accès différents. Le numéro de référence est pertinent pour la communication légalement prévue tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Le numéro de vérification n’est pas destiné à figurer sur une étiquette et ne devrait pas être diffusé de manière incontrôlée sur des factures, des codes QR ou des données produit accessibles au public. Le statut de risque ne doit pas davantage apparaître dans les communications avec les clients : selon la nouvelle règle, il n’est visible que par les acteurs du système d’information, c’est-à-dire les autorités et la Commission.
Intégration API : se préparer aux statuts et aux versions
Le nouveau règlement oblige la Commission à mettre à disposition des services web pour la soumission, la gestion et le regroupement. La page officielle consacrée au système d’information EUDR indique également que les spécifications de l’API sont mises à jour et que les intégrateurs doivent consulter régulièrement l’espace CIRCABC pour vérifier les nouvelles versions. La communication de la Commission du 13 juillet 2026 annonce des fonctions supplémentaires pour la suite de l’été seulement.
L’intégration devrait donc traiter séparément le cadre juridique et la disponibilité technique. L’article 8 bis est en vigueur, mais un client en production ne doit activer une fonction de regroupement que lorsqu’elle est effectivement documentée et testée dans l’accès utilisé. Il est recommandé de mettre en place des associations versionnées, des transmissions idempotentes et une vérification du statut renvoyé. Un appel HTTP réussi ne prouve pas à lui seul que toutes les références individuelles ont été correctement remplacées et que la nouvelle référence est parvenue aux systèmes en aval.
Le scénario de défaillance doit également être intégré au modèle. D’ici au 30 décembre 2026, la Commission doit expliquer publiquement quelles mesures d’urgence s’appliquent en cas d’indisponibilité imprévue de plus de 60 minutes. Sont notamment prévus des numéros de référence d’urgence et des identifiants de déclaration d’urgence. Ces valeurs ne doivent pas être traitées comme des références ordinaires ; elles nécessitent un statut propre et un rapprochement ultérieur avec le système d’information.
Ce qui devrait être en place avant la date d’application
La Commission fixe au 30 décembre 2026 la date d’application pour les grandes et moyennes entreprises ainsi que pour les petites et microentreprises déjà soumises au règlement de l’UE sur le bois. Pour les autres petites et microentreprises, la date est fixée au 30 juin 2027. D’ici là, il ne suffit pas de tester la soumission d’une déclaration. Le cycle de vie complet est déterminant : enregistrer la référence individuelle, associer clairement la marchandise, intégrer le regroupement, transmettre la référence actuelle et conserver un historique vérifiable pendant cinq ans.
Un bon test de réception commence donc par plusieurs réceptions de marchandises et plusieurs références individuelles, les regroupe ensuite, puis vérifie que la vente, l’exportation et l’audit présentent chacun la bonne vue. Les documents opérationnels doivent utiliser la nouvelle référence groupée. Le contrôle interne doit continuer à montrer quelles références individuelles et quelles quantités se trouvent derrière. C’est précisément cette double vue qui rend la nouvelle fonction maîtrisable : une référence compacte vers l’extérieur, une chaîne d’origine complète vers l’intérieur.
Sources
Règlement d’exécution (UE) 2026/1565, Journal officiel du 14 juillet 2026
Règlement consolidé (UE) 2023/1115, version du 26 décembre 2025
Commission européenne : outils actualisés pour la mise en œuvre de l’EUDR, 13 juillet 2026
Commission européenne : système d’information EUDR et indications relatives à l’API