Met de nieuwe groeperingsfunctie in het EUDR-informatiesysteem ontstaat een extra referentietype voor de toeleveringsketen. Bedrijven kunnen meerdere al ingediende zorgvuldigheidsverklaringen of vereenvoudigde verklaringen in een nieuwe verklaring samenvoegen. Daarna is voor het op de markt brengen en de uitvoer niet langer de verzameling afzonderlijke referenties bepalend, maar de referentie van de gegroepeerde verklaring. Voor ERP-, goederenbeheer- en traceerbaarheidssystemen is dit geen cosmetische wijziging: ze moeten de verbinding tussen goederen, afzonderlijke referentie en actuele verzamelreferentie blijvend inzichtelijk houden.
De nieuwe aanleiding: artikel 8 bis geldt al
De Uitvoeringsverordening (EU) 2026/1565 werd op 13 juli 2026 vastgesteld, op 14 juli in het Publicatieblad gepubliceerd en trad op de derde dag na publicatie in werking. Zij wijzigt de technische regels voor het EUDR-informatiesysteem en voegt onder meer het nieuwe artikel 8 bis over groepering toe. De Europese Commissie motiveert de functie uitdrukkelijk met beperkingen aan de bestandsgrootte van verklaringen en met het doel verstoringen in douaneprocedures te voorkomen.
De groepering is nauw omschreven. Een gebruiker dient een nieuwe zorgvuldigheidsverklaring of vereenvoudigde verklaring in en verwijst daarin naar eerder door dezelfde gebruiker, respectievelijk dezelfde marktdeelnemer, ingediende verklaringen. Het systeem markeert de afzonderlijke meldingen vervolgens als gegroepeerd en vervangen door de nieuwe verklaring. De gegroepeerde verklaring vertegenwoordigt deze afzonderlijke meldingen voor de EUDR-conformiteit en dekt de daarin opgenomen relevante producten.
Dit betekent niet dat de eerdere referenties betekenisloos worden. Integendeel: ze blijven de herkomstketen van de verzamelreferentie vormen. Alleen de naar buiten toe te communiceren referentie verandert. Artikel 8 bis, lid 3, vereist dat voor doorgifte in de toeleveringsketen en voor douanedoeleinden het referentienummer of de identificatie van de gegroepeerde verklaring wordt gebruikt in plaats van de vervangen afzonderlijke referenties.
Drie niveaus in plaats van één nummer aan het product
Een robuust gegevensmodel scheidt drie niveaus. Op het eerste niveau staat de interne goederenidentiteit: artikel, lot, batch, levering of uitvoertransactie. Deze moet onafhankelijk van het EU-systeem stabiel blijven. Op het tweede niveau staan de oorspronkelijke EUDR-verklaringen met referentienummer, status, betrokken hoeveelheden en de toegewezen goederenposities. Op het derde niveau staat de groepering, die meerdere afzonderlijke referenties samenvoegt en de actuele over te dragen compliance-referentie wordt.
Deze scheiding voorkomt een veelgemaakte modelleringsfout: de EUDR-referentie rechtstreeks als primaire sleutel van een batch gebruiken. Een afzonderlijke referentie kan later worden gegroepeerd en daardoor voor de communicatie worden vervangen. Omgekeerd kan een gegroepeerde verklaring producten uit meerdere afzonderlijke meldingen omvatten. De relatie is daarom niet betrouwbaar één-op-één.
In de praktijk moet elke goederenpositie haar onveranderlijke interne identificatie behouden. Daarnaast slaat het systeem op welke oorspronkelijke verklaring erop betrekking heeft en welke referentie momenteel naar buiten toe geldt. De groeperingsrelatie heeft bovendien een tijdstip, verantwoordelijke gebruiker en status nodig. Zo kan een bedrijf later verklaren waarom een factuur, douaneaangifte of leveringsmelding een andere EUDR-referentie bevat dan de oorspronkelijke goederenontvangst.
Zo loopt de referentie door het proces
Bij ontvangst blijft de afzonderlijke referentie behouden
Bij import of inkoop wordt het door de leverancier ontvangen referentienummer, respectievelijk de identificatie van de verklaring, aan de betreffende goederen toegewezen. De geconsolideerde EUDR-versie verplicht marktdeelnemers om referentienummers of identificaties van verklaringen door te geven aan downstream marktdeelnemers. Downstream marktdeelnemers en handelaren moeten bovendien gegevens van leveranciers en klanten verzamelen en deze minstens vijf jaar bewaren.
De toewijzing moet plaatsvinden op het fijnste operationeel betrouwbare niveau. Dat kan een batch, een leveringspositie of een afgebakende hoeveelheid zijn. Doorslaggevend is dat later eenduidig vaststaat welke hoeveelheid door welke verklaring werd gedekt. Alleen een referentie opslaan bij het leveranciersbestand of het volledige artikel volstaat niet wanneer meerdere herkomsten en verklaringen gelijktijdig in voorraad zijn.
Bij de groepering ontstaat een nieuwe verbinding
Bij de groepering worden de afzonderlijke referenties niet verwijderd of overschreven. Het systeem voegt een relatie toe van elke oorspronkelijke verklaring naar de nieuwe gegroepeerde verklaring. Tegelijkertijd wordt de verzamelreferentie ingesteld als de referentie die momenteel moet worden gecommuniceerd. De historische afzonderlijke referenties blijven beschikbaar voor audits, foutanalyses en interne afstemming van hoeveelheden.
De verordening vereist dat het EU-systeem de afzonderlijke meldingen markeert als gegroepeerd en vervangen. Bedrijven moeten deze status ook intern overnemen. Anders kan een interface nog steeds een oude afzonderlijke referentie versturen, terwijl voor de betreffende producten de verzamelreferentie al bepalend is. De statuswijziging is daarom een stamgegevensgebeurtenis en geen vrije tekstnotitie.
Bij uitgaand verkeer wordt de actuele referentie bepaald
Wanneer goederen worden verkocht, uitgevoerd of in een douaneregeling worden geplaatst, bepaalt de toepassing aan de hand van de goederenpositie welke communicatie-referentie momenteel geldig is. Is er geen groepering, dan blijft het bij de afzonderlijke referentie. Is de verklaring gegroepeerd, dan wordt de verzamelreferentie verstrekt. De oorspronkelijke keten blijft intern raadpleegbaar.
Voor geautomatiseerde processen is een gebeurtenismodel zinvol: een geslaagde groepering actualiseert alle betrokken toewijzingen en start de synchronisatie met ERP, douanesoftware of een portaal van de handelspartner. Het technische patroon lijkt op de gebeurtenisgestuurde actualisering van productgegevens, ook al zijn de EUDR-verklaring en het digitale productpaspoort juridisch verschillende artefacten.
Referentienummer en controlenummer niet verwarren
De uitvoeringsverordening maakt uitdrukkelijk onderscheid tussen referentienummer en controlenummer. Het referentienummer identificeert de zorgvuldigheidsverklaring. Het controlenummer is een beveiligingsnummer dat extra bescherming moet bieden voor de opgenomen gegevens. Het informatiesysteem stelt beide beschikbaar na afronding van het risicoprofiel; voor toegang tot gekoppelde verklaringen kunnen het betreffende referentie- en controlenummer vereist zijn.
In interfaces en databases horen deze waarden daarom in afzonderlijke velden met verschillende toegangsrechten. Het referentienummer is relevant voor de wettelijk voorgeschreven communicatie in de toeleveringsketen. Het controlenummer hoort niet op een etiket en mag niet ongecontroleerd in facturen, QR-codes of openbaar toegankelijke productgegevens terechtkomen. Ook de risicostatus hoort niet thuis in communicatie met klanten: volgens de nieuwe regeling is deze alleen zichtbaar voor actoren van het informatiesysteem, dus autoriteiten en de Commissie.
API-integratie: bereid u voor op statussen en versies
De nieuwe verordening verplicht de Commissie om webservices voor indiening, beheer en groepering beschikbaar te stellen. De officiële pagina over het EUDR-informatiesysteem wijst er tegelijkertijd op dat de API-specificaties worden bijgewerkt en dat integratoren het CIRCABC-gedeelte regelmatig op nieuwe versies moeten controleren. De mededeling van de Commissie van 13 juli 2026 kondigt aanvullende functies pas later in de zomer aan.
Daarom moet de integratie de rechtsstatus en de technische beschikbaarheid afzonderlijk behandelen. Artikel 8 bis is van kracht, maar een productieclient mag een groeperingsfunctie pas activeren wanneer deze in de gebruikte toegang daadwerkelijk is gedocumenteerd en getest. Zinvol zijn versiebeheerste toewijzingen, idempotente overdracht en controle van de geretourneerde status. Alleen een geslaagde HTTP-aanroep bewijst nog niet dat alle afzonderlijke referenties correct zijn vervangen en dat de nieuwe referentie in downstreamsystemen is aangekomen.
Ook het uitvalscenario hoort in het model. Uiterlijk op 30 december 2026 moet de Commissie openbaar toelichten welke noodmaatregelen gelden bij een ongeplande onbeschikbaarheid van meer dan 60 minuten. Daartoe behoren onder meer noodreferentienummers en noodidentificaties van verklaringen. Deze waarden mogen niet als reguliere referenties worden behandeld; ze hebben een eigen status en latere afstemming met het informatiesysteem nodig.
Wat vóór de toepassingsdatum geregeld moet zijn
De Commissie noemt 30 december 2026 als toepassingsdatum voor grote en middelgrote ondernemingen en voor kleine en micro-ondernemingen die al onder de EU-houtverordening vielen. Voor de overige kleine en micro-ondernemingen geldt 30 juni 2027. Tegen die tijd moet niet alleen het indienen van een verklaring zijn getest. Doorslaggevend is de volledige levenscyclus: afzonderlijke referentie vastleggen, goederen eenduidig toewijzen, groepering overnemen, actuele referentie verstrekken en de historie vijf jaar lang inzichtelijk houden.
Een goede acceptatietest begint daarom met meerdere goederenontvangsten en meerdere afzonderlijke referenties, groepeert deze vervolgens en controleert of verkoop, export en audit elk de juiste weergave krijgen. Operationele documenten moeten de nieuwe verzamelreferentie gebruiken. Bij interne controles moet nog steeds zichtbaar zijn welke afzonderlijke referenties en hoeveelheden erachter zitten. Precies deze dubbele weergave maakt de nieuwe functie beheersbaar: een compacte referentie naar buiten toe, een volledige herkomstketen naar binnen toe.
Bronnen
Uitvoeringsverordening (EU) 2026/1565, Publicatieblad van 14 juli 2026
Geconsolideerde Verordening (EU) 2023/1115, versie van 26 december 2025
Europese Commissie: bijgewerkte instrumenten voor de uitvoering van de EUDR, 13 juli 2026
Europese Commissie: EUDR-informatiesysteem en API-informatie