Odată cu noua funcție de grupare din sistemul de informații EUDR apare un tip suplimentar de referință pentru lanțul de aprovizionare. Companiile pot reuni mai multe declarații de diligență sau declarații simplificate deja depuse într-o declarație nouă. Ulterior, pentru punerea la dispoziție pe piață și export, nu mai este decisivă colecția de referințe individuale, ci referința declarației grupate. Pentru sistemele ERP, de gestiune a mărfurilor și de trasabilitate, aceasta nu este o modificare pur cosmetică: trebuie să păstreze permanent trasabilă legătura dintre marfă, referința individuală și referința grupată curentă.
Noul context: articolul 8a se aplică deja
Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2026/1565 a fost adoptat la 13 iulie 2026, publicat în Jurnalul Oficial la 14 iulie și a intrat în vigoare în a treia zi de la publicare. Acesta modifică normele tehnice pentru sistemul de informații EUDR și adaugă, printre altele, noul articol 8a privind gruparea. Comisia Europeană justifică în mod explicit funcția prin limitele de dimensiune ale fișierelor pentru declarații și prin obiectivul de a evita perturbările procedurilor vamale.
Gruparea este definită strict. Un utilizator depune o nouă declarație de diligență sau o declarație simplificată și face trimitere la declarații depuse anterior de același utilizator, respectiv de același operator. Sistemul marchează apoi declarațiile individuale ca fiind grupate și înlocuite prin noua declarație. Declarația grupată reprezintă aceste declarații individuale în scopul conformității EUDR și acoperă produsele relevante incluse în acestea.
Aceasta nu înseamnă că referințele anterioare devin lipsite de importanță. Dimpotrivă: ele rămân lanțul de origine al referinței grupate. Se modifică doar referința care trebuie comunicată către exterior. Articolul 8a alineatul (3) impune utilizarea, pentru transmiterea în lanțul de aprovizionare și în scopuri vamale, a numărului de referință sau a identificatorului declarației grupate în locul referințelor individuale înlocuite.
Trei niveluri în locul unui singur număr atașat produsului
Un model de date robust separă trei niveluri. La primul nivel se află identitatea internă a mărfii: articol, lot, partidă, livrare sau operațiune de export. Aceasta trebuie să rămână stabilă, independent de sistemul UE. La al doilea nivel se află declarațiile EUDR inițiale, cu numărul de referință, starea, cantitățile vizate și pozițiile de marfă asociate. La al treilea nivel se află gruparea, care reunește mai multe referințe individuale și devine referința de conformitate care trebuie transmisă în prezent.
Această separare previne o eroare frecventă de modelare: utilizarea directă a referinței EUDR ca cheie primară a unui lot. O referință individuală poate fi grupată ulterior și astfel înlocuită pentru comunicare. Invers, o declarație grupată poate acoperi produse din mai multe declarații individuale. Prin urmare, relația nu este în mod fiabil de tip unu-la-unu.
În practică, fiecare poziție de marfă ar trebui să-și păstreze identificatorul intern imuabil. În plus, sistemul trebuie să stocheze declarația inițială pe care o acoperă și referința valabilă în prezent pentru comunicarea externă. Relația de grupare are nevoie, de asemenea, de momentul efectuării, utilizatorul responsabil și starea. Astfel, o companie poate explica ulterior de ce o factură, o declarație vamală sau o notificare de livrare poartă o altă referință EUDR decât recepția inițială a mărfii.
Cum trece referința prin proces
La recepție, referința individuală se păstrează
La import sau achiziție, numărul de referință, respectiv identificatorul declarației primit de la furnizor, este asociat mărfii vizate. Versiunea consolidată a EUDR obligă operatorii să transmită numerele de referință sau identificatorii declarațiilor participanților din aval. Participanții din aval și comercianții trebuie, de asemenea, să colecteze datele furnizorilor și clienților și să le păstreze cel puțin cinci ani.
Asocierea ar trebui realizată la cel mai detaliat nivel operațional fiabil. Acesta poate fi un lot, o poziție de livrare sau un stoc cantitativ delimitat. Este esențial ca ulterior să fie clar ce cantitate a fost acoperită de fiecare declarație. Stocarea unei referințe doar în fișa furnizorului sau la nivelul întregului articol nu este suficientă atunci când mai multe origini și declarații se află simultan în stoc.
La grupare apare o nouă muchie
În timpul grupării, referințele individuale nu sunt șterse sau suprascrise. Sistemul adaugă o relație de la fiecare declarație inițială la noua declarație grupată. În același timp, referința grupată este setată ca referință care trebuie comunicată în prezent. Referințele individuale istorice rămân disponibile pentru audit, analiza erorilor și reconcilierea internă a cantităților.
Regulamentul impune ca sistemul UE să marcheze declarațiile individuale ca fiind grupate și înlocuite. Companiile ar trebui să reflecte această stare și intern. În caz contrar, o interfață poate continua să transmită o referință individuală veche, deși pentru produsele vizate referința grupată este deja decisivă. Prin urmare, schimbarea stării este un eveniment de date de bază, nu o mențiune liberă în format text.
La ieșire se determină referința curentă
Când marfa este vândută, exportată sau introdusă într-o procedură vamală, aplicația determină referința de comunicare valabilă în prezent pe baza poziției de marfă. Dacă nu există o grupare, se păstrează referința individuală. Dacă declarația este grupată, se transmite referința grupată. Lanțul inițial rămâne accesibil intern.
Pentru fluxurile automatizate este util un model bazat pe evenimente: o grupare reușită actualizează toate asocierile vizate și declanșează sincronizarea cu ERP-ul, software-ul vamal sau portalul partenerului comercial. Modelul tehnic seamănă cu actualizarea bazată pe evenimente a datelor despre produse, chiar dacă declarația EUDR și pașaportul digital al produsului sunt artefacte juridice diferite.
Nu confundați numărul de referință cu numărul de verificare
Regulamentul de punere în aplicare face o distincție explicită între numărul de referință și numărul de verificare. Numărul de referință identifică declarația de diligență. Numărul de verificare este un număr de securitate destinat să ofere protecție suplimentară datelor conținute. Sistemul de informații le furnizează pe ambele după finalizarea profilului de risc; accesul la declarațiile asociate poate necesita referința și numărul de verificare corespunzătoare.
Prin urmare, în interfețe și baze de date, aceste valori trebuie păstrate în câmpuri distincte, cu drepturi de acces diferite. Numărul de referință este relevant pentru comunicarea prevăzută de lege de-a lungul lanțului de aprovizionare. Numărul de verificare nu este destinat etichetării și nu ar trebui să ajungă necontrolat pe facturi, în coduri QR sau în date despre produse accesibile publicului. Nici starea riscului nu aparține comunicării cu clienții: potrivit noii reglementări, aceasta este vizibilă doar pentru actorii sistemului de informații, adică autorități și Comisie.
Integrarea API: pregătiți-vă pentru stări și versiuni
Noul regulament obligă Comisia să pună la dispoziție servicii web pentru depunere, administrare și grupare. Pagina oficială privind sistemul de informații EUDR precizează totodată că specificațiile API sunt actualizate, iar integratorii ar trebui să verifice periodic zona CIRCABC pentru versiuni noi. Comunicarea Comisiei din 13 iulie 2026 anunță funcții suplimentare abia pentru perioada ulterioară a verii.
Prin urmare, integrarea ar trebui să trateze separat cadrul juridic și disponibilitatea tehnică. Articolul 8a este în vigoare, însă un client de producție nu trebuie să activeze funcția de grupare înainte ca aceasta să fie documentată și testată efectiv în accesul utilizat. Sunt recomandate asocieri versionate, transmitere idempotentă și verificarea stării returnate. Un simplu apel HTTP reușit nu dovedește încă faptul că toate referințele individuale au fost înlocuite corect și că noua referință a ajuns în sistemele din aval.
Și calea de rezervă trebuie inclusă în model. Până la 30 decembrie 2026, Comisia trebuie să explice public ce măsuri de urgență se aplică în cazul unei indisponibilități neplanificate de peste 60 de minute. Printre acestea se numără numere de referință de urgență și identificatori de declarații de urgență. Aceste valori nu trebuie tratate ca referințe obișnuite; au nevoie de o stare proprie și de o reconciliere ulterioară cu sistemul de informații.
Ce ar trebui să fie pregătit până la data aplicării
Comisia indică data de 30 decembrie 2026 ca început al aplicării pentru întreprinderile mari și mijlocii, precum și pentru întreprinderile mici și microîntreprinderile care intrau deja sub incidența Regulamentului UE privind lemnul. Pentru celelalte întreprinderi mici și microîntreprinderi se aplică data de 30 iunie 2027. Până atunci nu ar trebui testată doar depunerea unei declarații. Esențial este întregul ciclu de viață: înregistrarea referinței individuale, asocierea clară a mărfii, preluarea grupării, transmiterea referinței curente și păstrarea unui istoric trasabil timp de cinci ani.
Prin urmare, un test bun de acceptanță începe cu mai multe recepții de marfă și mai multe referințe individuale, le grupează ulterior și verifică dacă vânzarea, exportul și auditul primesc fiecare perspectiva corectă. Documentele operaționale trebuie să utilizeze noua referință grupată. Verificarea internă trebuie să arate în continuare ce referințe individuale și ce cantități se află în spatele acesteia. Tocmai această perspectivă dublă face noua funcție ușor de gestionat: o referință compactă pentru exterior, un lanț complet de origine pentru interior.
Surse
Regulamentul de punere în aplicare (UE) 2026/1565, Jurnalul Oficial din 14 iulie 2026
Regulamentul consolidat (UE) 2023/1115, versiunea din 26 decembrie 2025
Comisia Europeană: Instrumente actualizate pentru punerea în aplicare a EUDR, 13 iulie 2026
Comisia Europeană: Sistemul de informații EUDR și indicații privind API-ul